A számlázó kiválasztása egy olyan feladat, melyet egyetlen vállalkozó sem kerülhet el. Ezért érdemes néhány alapvető dologgal tisztában lenni a végleges döntés előtt.
Azzal mindenki tisztában van, hogy a számlázás mindenki számára kötelező érvényű, ha cégként vagy egyéni vállalkozóként valamilyen kereskedelmet folytat vagy szolgáltatást nyújt. A számlázó szoftverek éppen azért hódítottak ekkora teret az elmúlt évek során, mert ezt az időrabló tevékenységet egyszerűsítik le.
Azonban egyáltalán nem mindegy, hogy melyik szoftvert választjuk, hiszen ezek árban erősen eltérőek lehetnek, valamint a szoftverek színvonala, használhatósága is igen széles skálát ölel fel.
Ingyenes számlázó szoftverek
Az utóbbi években egyre elterjedtebbek az ingyenes számlázó programok, és sok esetben sajnálkozva vehetjük észre, hogy az ingyenes jelző csupán marketing fogás a fejlesztő részéről.
Nagyfokú kellemetlenséget okozhat egy vállalkozás számára, amikor az ingyenes számlázó programról kiderül (olykor egy év elmúltával), hogy éves fenntartási díjat vagy frissítési díjat kell fizetni. Ez többnyire azért kellemetlen, mert a vállalkozó nem számít rá.
Sokszor nem is az összeg nagyságrendje okozza a bosszúságot, hanem a becsapottság érzése.
Az sem ritka, hogy az elméletileg ingyenes számlázó végül csak egy demóverzió, ami nem alkalmas számlázásra, vagy csak rövid ideig.
Egyetlen dolgot lehet tenni ezzel kapcsolatban. Számlázó kiválasztása előtt, amennyiben ingyenes szoftvert kívánunk használni, muszáj alaposan tájékozódni, mielőtt letesszük a voksunkat egyik vagy másik szoftver mellett.
Népszerű számlázó szoftverek előnyei
Szinte minden termék vagy szolgáltatás kiválasztása során – így a számlázó kiválasztásakor is – befolyásolja döntésünket az adott dolog népszerűsége.
Alapvető emberi tulajdonságunk, hogy ami sok embernek tetszik, arról látatlanban jókat gondolunk, és azonnal vágyni kezdünk rá. Van is némi alapja ennek a logikának, mert az ugyan előfordulhat, hogy nagyon jó dolgok nem válnak népszerűvé, de arra igen kicsi az esély, hogy egy várakozáson aluli termék vagy szolgáltatás népszerű legyen, illetve népszerű maradjon.
Ezért mutat nagyon jó hozzáállásra, ha számlázó kiválasztása előtt utánanézünk az adott szoftverek népszerűségének. Amennyiben egy számlázó több tízezer felhasználóval rendelkezik, azt rögtön előrébb rangsorolhatjuk a kiválasztás során.
Természetesen, nem ez az egyetlen tényező, melyet figyelembe kell vennünk számlázó szoftver kiválasztása előtt. Muszáj alaposan megvizsgálnunk több dolgot a végleges döntés előtt.
A legfontosabb, hogy tisztában legyünk saját igényeinkkel, valamint azzal, hogy a szóba jöhető számlázó programok képesek-e ezeket az igényeket kielégíteni. Az sem mindegy, hogy ez milyen költséget ró ránk a jövőre vonatkozóan.
Könyvelői segítség számlázó kiválasztása előtt
A legtöbb vállalkozó a saját szakmájában kompetens és amennyiben ez nem érinti a szoftverek vagy a könyvelés területét, akkor érdemes segítséget kérni számlázó kiválasztása előtt.
A könyvelői segítség előnyt jelent, hiszen a könyvelő aprólékosabban össze tudja szedni azokat az igényeket, melyek a vállalkozónak esetleg nem jutnak eszébe.
Amikor az igények pontos meghatározásra kerültek, akkor már csak össze kell vetni azokat a meglévő lehetőségekkel.
Bár ez nagyon hosszadalmas és nehéz feladatnak tűnik, de az igények és a lehetőségek összeegyeztetése a legjobb módja annak, hogy a lehető legjobb számlázó kerüljön használatba. Az elején befektetett energia és idő, végül mindig megtérül.